резюме

Графики рабочего времени

– система для составления и управления режимами работы всех сотрудников внутри крупной корпорации: от производственных смен до офисного персонала.

Моя роль в проекте: UX/UI-дизайнер — отвечал за исследование пользовательских сценариев, выявление болей, проектирование интерфейсов и участие в тестировании решений

Время работы: 6 месяцев

О проекте

Продукт важен для корректной работы, он влияет на расчёт зарплаты, учёт переработок, отпусков, смен, выходных и больничных.
В кейсе описывается редизайн ключевого модуля: от исследования и выявления проблем (CJM, User flow) до проектирования нового интерфейса и проверки гипотез через юзабилити-тесты и расшифровку их. История задачи подана хронологически — поэтому финальные макеты находятся в конце.

Проблема

Интерфейс устаревший, неинтуитивный на базе ПО SAP
Для работы с системой новому пользователю нужно изучение огромных должностных инструкций

Цель

Понятный, удобный интерфейс, уменьшить время взаимодействия с системой, автоматизировать те процессы, для которых это возможно для большей эффективности
Уйти от взаимодействия со сторонним ПО, например пользователи из-за неудобств самой системы дополнительно использовали Excel файлы для ведения графиков работы

Бриф и ограничения

Цель проекта — упростить создание графиков, снизить количество ошибок и автоматизировать учёт смен, переработок и отклонений.

Продукт был сложным по логике: нужно было учитывать множество правил, календарей и исключений. Прямых аналогов не было — единственным ориентиром служила старая система на базе SAP, с неудобным интерфейсом и ручными проверками.

  • С какими ограничениями мы столкнулись:
  • Не было полной документации, многие бизнес-правила приходилось уточнять вручную.
  • В команде не было чёткого процесса по работе с требованиями — заказчик часто менял и добавлял пункты на ходу, причём некоторые противоречили уже спроектированным решениям.
  • Общение проходило в напряжённой атмосфере, что влияло на темп и вовлечённость команды.

Несмотря на всё это, мы выстроили сценарии, провели исследования и предложили удобные решения, которые реально упростили работу с графиками.

Ключевые метрики

  • Увеличить количество успешно сформированных и отнормированных графиков.
  • Сократить воронку действий — сделать интерфейс проще, понятнее, обновить устаревшие UX-паттерны и тем самым снизить порог входа для новичков, так как для использования SAP–системы люди сначала проходили обучение по использованию, изучая большой перечень инструкций.

Этнографические исследования

Чтобы глубже понять повседневные задачи пользователей и выявить реальные проблемы в процессе работы с графиками, мы начали с полевых исследований и наблюдений.

Мы выезжали в подразделения и наблюдали, как сотрудники реально составляют графики в своей рабочей среде.

  • Выяснилось, что многие действия приходится выполнять вручную:
  • пользователи сначала формируют график в Excel
  • сверяют его с производственным календарём
  • затем вручную переносят данные в SAP.
  • Основные проблемы:
  • долгий отклик системы, у пользователей отсутствует мультиредактирование, приходилось переходить из одной системы в другую.
  • неинтуитивная логика поиска и назначения сотрудника: чтобы присвоить смену конкретному человеку, нужно пройти запутанный путь
  • система не даёт понимания, где сотрудник находится, к какому подразделению относится и какие у него уже есть назначения. Это особенно тяжело для новичков, которые сталкиваются с высокой когнитивной нагрузкой.

User Flow на основе Jobs To Be Done

  • Исходя из выявленных инсайтов и болей пользователя, было сформировано user flow на основе нескольких jobs:
  • Как специалист по ведению расписания, я хочу добавить режим рабочего времени, чтобы сформировать шаблон для графиков рабочего времени
  • Как специалист по ведению расписания, я хочу присваивать шаблон графика работникам, чтобы отнормировать и утвердить их график рабочего времени

Юзабилити-тесты и расшифровка

Мы протестировали макеты на реальных пользователях, заранее расписали сценарии под ключевые задачи.
По результатам тестов провели 3 итерации изменений, основываясь на детальной расшифровке поведения и комментариев участников.
Ниже — примеры сценариев и фрагменты таблицы с результатами тестирования.

Сценарий для тестирования

Пример расшифровки Юзабилити теста

  • Какие гипотезы подтвердились:
  • Пользователь понимает, как перейти к созданию нового режима на интерфейсе и прошёл First click test
  • Пользователь смог выбрать необходимый ему режим работы (5–ти дневный режим работы)
  • Пользователь понял как присваивать/редактировать должности
  • Пользователь разобрался, как создать режим рабочего времени
  • Пользователь смог понять все блоки информации на разделе режим рабочего времени

Интерфейс

Итоги проекта

После внедрения обновлённого интерфейса и упрощения пользовательского пути, увеличилось количество успешно обработанных графиков.

  • Ранее пользователи часто сталкивались с ошибками на этапе нормирования из-за сложной навигации и непонятных статусов.
  • После переработки логики шагов, уведомлений и внедрения контекстных подсказок — время на формирование и нормирование графика сократилось на 41%.

Обновлены устаревшие UX-паттерны и упрощен интерфейс.
Сокращена воронка действий и сниженен порога входа для новых пользователей.
Устранены лишние переходы между экранами, проработана логика последовательности действий

  • Среднее количество действий для формирования графика сократилось с 18 до 11 (снижение на 39%)
  • Благодаря интуитивной структуре экранов и сгруппированным действиям время на создание графика снизилось на 43%, а обращения к инструкциям — на 58%.

Анализ дополнительных наблюдений и проведенного опроса

  • 82% новых пользователей успешно справились с задачей без помощи.
  • Удовлетворённость интерфейсом выросла с 3.2 до 8.5 из 10.

А главное — сотрудники наконец-то стали уходить с работы вовремя. И не потому что устали, а потому что теперь всё получается с первого раза.